Tanda Tangan Dokumen dari HP, Begini Cara Kerja Aplikasi ezSign Perorangan

ezSign Perorangan memungkinkan pengguna menandatangani dokumen langsung dari HP tanpa perlu mencetaknya terlebih dahulu. Proses digital membantu menjaga informasi terkait penandatanganan agar dokumen lebih mudah ditelusuri saat dibutuhkan.

Surat perjanjian masuk lewat email saat Anda sedang di perjalanan. Laptop tertinggal di rumah, sementara pengirimnya menunggu jawaban hari itu juga. Tanda tangan dokumen dari HP akhirnya jadi satu-satunya jalan keluar yang masuk akal.

Masalahnya, banyak orang menempuh cara yang keliru. Dokumen dicetak, diteken manual, lalu difoto dan dikirim kembali. Hasilnya berupa gambar tanpa keterangan apa pun soal penandatangannya. Saat dokumen itu dipersoalkan, tidak ada yang bisa dibuktikan secara teknis.

Ada jalan yang lebih rapi dan tidak lebih repot. Cara Membuat Tanda Tangan Digital lewat aplikasi ponsel kini cukup sederhana. Prosesnya selesai dalam hitungan menit tanpa perlu mencetak apa pun.

Yang Sebenarnya Terjadi Saat Tanda Tangan Dokumen dari HP

Banyak yang mengira tanda tangannya tersimpan di dalam ponsel. Anggapan itu keliru dan justru membuat orang salah menilai keamanannya. Ponsel hanya berperan sebagai alat otorisasi, bukan tempat penyimpanan kunci.

Kunci kriptografi disimpan di perangkat pengaman milik penyelenggara. Ketika Anda menekan tombol setuju, sistem meminta bukti bahwa itu benar Anda. Setelah terbukti, barulah tanda tangan dibubuhkan ke dokumen di sisi server.

Kenapa pembedaan ini penting

Karena kuncinya tidak berada di ponsel, mengganti perangkat tidak menghapus sertifikat Anda. Begitu pula sebaliknya, orang yang memegang ponsel Anda belum tentu bisa menandatangani. Masih ada lapisan verifikasi yang harus dilewati lebih dulu.

Tahapan dari Pasang Aplikasi sampai Dokumen Selesai Diteken

Alurnya cukup seragam untuk pengguna perorangan. Yang membedakan hanya kesiapan dokumen dan kelengkapan data diri Anda. Cara membuat tanda tangan digital lewat aplikasi pun relatif seragam antar penyedia. Perbedaannya lebih terasa pada metode verifikasi dan kelengkapan fiturnya.

1. Unduh aplikasinya melalui App Store atau Play Store.

2. Daftarkan akun memakai email dan nomor ponsel aktif.

3. Lengkapi verifikasi identitas untuk keperluan penerbitan sertifikat elektronik.

4. Siapkan contoh tanda tangan atau pilih penandatanganan tanpa spesimen.

5. Unggah dokumennya, tentukan posisi tanda tangan, lalu bubuhkan.

6. Unduh hasilnya dan periksa statusnya sebelum dikirim balik.

Langkah keenam paling sering dilewati orang. Padahal pemeriksaan singkat itu memastikan tanda tangannya terbaca sah oleh penerima. Dokumen juga sebaiknya dikirim dalam bentuk berkas asli, bukan hasil tangkapan layar.

Dokumen yang bisa diunggah

Berkas tidak harus berupa PDF sejak awal. Dokumen pengolah kata, lembar kerja, dan berkas gambar umumnya bisa dikonversi otomatis. Meski begitu, memeriksa tata letaknya setelah konversi tetap disarankan.

Lapisan Keamanan yang Bekerja di Balik Layar

Keamanan biasanya menjadi keraguan pertama sebelum orang buat tanda tangan digital. Kekhawatiran itu wajar, meski cara kerjanya sering disalahpahami. Otorisasi tidak bergantung pada satu faktor saja. Sistem umumnya menggabungkan beberapa lapisan sebelum tanda tangan dibubuhkan.

● Kode sekali pakai yang dikirim lewat pesan singkat, surel, atau aplikasi percakapan.

● PIN yang hanya diketahui pemilik akun.

● Verifikasi biometrik memakai sidik jari atau pengenalan wajah.

Kalau ponselnya telanjur hilang

Langkah pertama adalah mengamankan akses ke email dan nomor yang terdaftar. Keduanya menjadi pintu masuk bagi kode sekali pakai. Setelah itu, hubungi penyelenggara untuk menindaklanjuti status akun Anda.

Riwayat aktivitas juga membantu di situasi seperti ini. Dari sana terlihat dokumen apa saja yang diteken dan kapan waktunya. Keterangan itu memudahkan Anda menilai apakah ada penyalahgunaan.

Kapan Tanda Tangan Dokumen dari HP Kurang Memadai

Aplikasi ponsel tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Ada situasi yang lebih nyaman dikerjakan lewat portal web. Mengenali batasnya membuat Anda tidak memaksakan alat yang kurang pas.

Dokumen atas nama jabatan sebaiknya diteken memakai akun korporat. Sertifikat perorangan hanya memuat nama pribadi tanpa keterangan perusahaan. Begitu pula bila dokumennya berjumlah puluhan, karena pekerjaan massal lebih cepat lewat komputer.

Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah. Pengakuan itu bersandar pada keandalan sistemnya, bukan pada perangkat yang Anda pegang.

Menyesuaikan Alat dengan Kebutuhan Dokumen Anda

Menandatangani lewat ponsel menyelesaikan persoalan kecepatan tanpa mengorbankan keabsahan. Kuncinya ada pada sertifikat yang melekat, bukan pada gambar tanda tangannya. Selama sertifikatnya diterbitkan penyelenggara resmi, dokumen tetap bisa dipertanggungjawabkan.

ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya dapat diakses lewat aplikasi ponsel maupun portal web, lengkap dengan e-Meterai dan pencatatan aktivitas. Pengguna perorangan yang ingin buat tanda tangan digital dapat memulainya dari aplikasi tersebut.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah tanda tangan lewat ponsel sama sahnya dengan lewat komputer?

Sama, karena keabsahannya ditentukan sertifikat elektronik yang dipakai, bukan perangkat yang mengaksesnya.

2. Apakah perlu memindai tanda tangan asli terlebih dahulu?

Tidak wajib, sebab tersedia pilihan penandatanganan tanpa spesimen maupun pembuatan contoh tanda tangan di aplikasi.

3. Bagaimana memastikan dokumen yang sudah diteken benar-benar sah?

Buka berkasnya memakai pembaca PDF atau portal verifikasi resmi untuk melihat status tanda tangannya.